La soirée événementielle vous permet d’associer l’image de votre société à un moment festif et convivial.
Son objectif est de transmettre un message et de marquer les esprits !
La communication autour de cet événement ainsi que la façon dont les invités sont gérés se doivent donc d’être impeccables.
Pour cela, InvitYou est votre plus fidèle allié 😉
Pourquoi organiser une soirée événementielle ?
Une soirée événementielle est l’occasion de rassembler tous vos collaborateurs, clients, prospects, fournisseurs et/ou partenaires.
Autant de publics qu’il vous faut informer, convaincre et gérer ! Un objectif de taille, mais qui peut se solder par des bénéfices non négligeables.
La soirée permettra entre autres de fidéliser vos invités, tout en renforçant la confiance portée à votre société.
Organiser une soirée événementielle : les étapes clés
L’organisation d’une soirée événementielle nécessite beaucoup de rigueur et temps.
Afin d’optimiser sa réussite, il est préférable de laisser le moins de place possible au hasard et de suivre son avancement au jour le jour, via une plateforme de gestion online !
Avant la soirée
- Définir les publics cibles de votre évènement : clients, prospects, partenaires, fournisseurs, collaborateurs…
- Lister les éventuels intervenants (discours, remerciements)
- Créer un site web événementiel à l’image de l’évènement
- Mettre en ligne les informations pratiques nécessaires aux participants
- Créer et mettre en ligne le programme : animations, activités, repas…
- Envoyer les save the date, invitations, reminders…
Pour en savoir plus…
Pendant la soirée
- Accueillir et installer les intervenants
- Accueillir les invités grâce à une application de check-in telle que YouChek
- Distribuer les badges générés sur la plateforme de gestion online
- Communiquer en direct sur les réseaux sociaux
- Procéder à la captation vidéo des différentes interventions
- Retransmettre la vidéo en direct, afin de toucher un public ciblé
Après la soirée
- Envoyer un mail de remerciement à toutes les personnes présentes le jour J
- Procéder à l’évaluation de l’événement avec un questionnaire de satisfaction
- Analysez votre retour sur investissement et vos retombées grâce aux statistiques automatiquement mises à jour sur votre plateforme digitale.
L’équipe InvitYou vous accompagne dans l’organisation de votre soirée événementielle : en savoir plus sur toutes nos fonctionnalités !
