Gestion de colloques & congrès en ligne

Le colloque et le congrès sont deux formats d’évènements distincts, dont l’organisation requiert énergie et investissement. Aussi, se tourner vers les bons outils logistiques est essentiel !

Opter pour une plateforme de gestion en ligne permet de tirer un trait sur l’ère des tableaux Excel ! Cela veut dire accroître son efficacité, optimiser ses échanges et centraliser ses données.

Organisation d’un colloque / congrès : les étapes clés

Pour un colloque ou un congrès réussi, il est nécessaire de proposer un contenu adapté, répondant aux besoins et aux attentes des convives.

Étape par étape, InvitYou vous aide à communiquer avec vos invités de façon optimale, grâce à l’utilisation de supports qualitatifs.

Avant l’évènement :

Choisir un thème / un fil conducteur
Créer un site web entièrement personnalisé
Mettre en ligne les informations pratiques nécessaires aux participants
Établir un programme et l’intégrer aux différents supports de communication
Mettre en ligne la liste des intervenants
Lister les invités
Créer, rédiger et envoyer les « save the date », les invitations, les reminders
Gérer les réseaux sociaux de l’évènement

Découvrez nos solutions online pour préparer votre évènement efficacement !

Pendant l’évènement :

Le jour J, rigueur et attention sont de mise afin d’assurer le bon déroulement du colloque ou du congrès. L’anticipation des derniers détails techniques ainsi qu’une bonne gestion des invités sont gages de de qualité !

Les actions à mettre en place pour optimiser votre évènement :

Accueillir et installer les intervenants
Accueillir les invités grâce à une application de check-in telle que YouChek
Distribuer les badges générés sur la plateforme de gestion online
Communiquer en direct sur les réseaux sociaux
Procéder à la captation vidéo des différentes interventions
Retransmettre la vidéo en direct, afin de toucher un public ciblé

Après l’évènement :

Envoyer un mail de remerciement à toutes les personnes présentes le jour J
Procéder à l’évaluation de l’évènement avec un questionnaire de satisfaction
Analysez votre retour sur investissement et vos retombées grâce aux statistiques automatiquement mises à jour sur votre plateforme digitale

Vous souhaitez passer au niveau supérieur pour l’organisation de vos colloques ou congrès ? Notre équipe vous accompagne !

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