Quoi de plus désagréable, pour un organisateur, que de voir des participants absents à son évènement ? Le no show a un impact négatif pour toute entreprise ou tout organisme qui investit des semaines, parfois des mois d’efforts à mettre sur pied une manifestation. Il est toutefois possible de limiter ce phénomène et les problématiques qu’il engendre. On vous explique comment !
Lorsqu’une personne inscrite à un évènement ne s’y présente finalement pas, sans avoir annulé ni prévenu, c’est ce que l’on appelle un no show. Cette situation est très courante, les no show allant jusqu’à représenter 50 % des inscrits sur les évènements gratuits.
Le calcul pour connaître le nombre de no show est simple : il suffit de diviser le nombre d’inscrits présents par le nombre d’inscrits total. Cela donne le pourcentage des participants qui se sont présentés, et par déduction celui des no show.
Au-delà de la déception pour l’organisateur, cette abstention a d’autres impacts négatifs : un manque de crédibilité pour l’entreprise s’il y a peu de monde, le mécontentement des intervenants externes, des opportunités professionnelles ratées, un gaspillage de nourriture ou encore des statistiques peu performantes.
Les causes du no show sont multiples. Certaines personnes ne se rendent pas à l’évènement à cause d’un imprévu de dernière minute : problème de garde d’enfant, maladie, ou encore panne de voiture.
Pour d’autres, la raison s’explique par la flemme ou la démotivation. Il pleut, ils sont fatigués, et tout à coup l’idée de se déplacer jusqu’à l’évènement ne les séduit plus.Enfin, les no show peuvent venir d’un problème de communication ou d’implication de la part de l’organisateur : la promotion de l’event manque d’attractivité, il n’y a pas eu de relances par mail, les invités n’arrivent pas à se connecter à l’évènement virtuel, le lieu de l’évènement présentiel n’est pas facilement accessible, etc.
Il y aura toujours un pourcentage d’inscrits qui ne participeront pas à l’évènement, mais il est possible de le réduire.
InvitYou vous propose un outil organisationnel permettant — entre autres bénéfices — de maximiser la participation à votre évènement. Grâce à une campagne d’emailing automatisée, vous pourrez envoyer efficacement les save the date, les invitations, ainsi que les mails de relance à vos participants. Après l’event, vous aurez également la possibilité de remercier vos invités, et d’envoyer un compte-rendu ou de partager un replay aux absents. Du début à la fin de la promotion de votre manifestation, InvitYou vous donne une visibilité claire sur le taux de mails ouverts, les erreurs d’envoi, ainsi que les désinscriptions.
D’autres astuces sont également possibles pour limiter les absences. Nous vous conseillons de choisir avec soin la date et le lieu de votre évènement. Dans l’après-midi, les participants sont moins concentrés et peuvent avoir l’esprit tourné vers la fin de la journée. Il vaut donc mieux privilégier les matinées, idéalement en milieu de semaine, afin d’augmenter vos chances de remplir votre salle.
Pour un évènement physique, favorisez un lieu facilement accessible en transports en commun, et qui offre la possibilité de se garer sur place. Pour les évènements en distanciel, allez droit au but en proposant un lien de connexion simple et unique, que vous pouvez réinsérer dans chacun des mails de rappel. En effet, mieux vaut éviter de demander aux invités de télécharger un logiciel ou d’effectuer plusieurs étapes pour pouvoir s’inscrire.Vous avez désormais toutes les clés en main pour limiter le nombre d’absences et favoriser la réussite de votre prochain évènement !
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