Réussir son événement en plein air grâce au digital

La fin de l’été se prête encore très bien aux événements en plein air, que ce soit pour les manifestations grand public (festivals, challenges sportifs…) que pour les événements corporate ! Organisateurs, sachez que le digital peut vous aider à mieux organiser votre événement professionnel en extérieur, tant au niveau de la gestion des invités, que de la communication sur place. On vous dit tout.

Optimiser la gestion de ses invités avec le digital

Grâce aux outils digitaux, tels que notre plateforme de gestion d’événements InvitYou, vous pouvez anticiper le nombre de participants attendus et prévoir en conséquence le nombre de guichets d’accueil. Cela vous permet aussi de prévoir suffisamment de staff au check-in pour gérer efficacement les entrées des invités, ce qui est essentiel en cas d’événement de grande ampleur, où le flux doit être régulé.Pour avoir une idée précise du nombre de participants attendus, InvitYou vous permet de créer des campagnes d’emailing personnalisées, contenant un call-To-action efficace, et des mails de relance. Il est également possible d’envoyer aux participants, en amont de la manifestation, des e-badges avec QR code, à valider. Le jour J, les personnes présentes aux points d’entrée pourront rapidement enregistrer les invités à l’aide de tablettes numériques reliées à l’application de check-in d’InvitYou, afin que les arrivées se fassent de façon fluide. Une entrée rapide et efficace donne le sourire aux participants, ce qui permet de bien lancer l’événement !

Prévoir une bonne communication digitale sur place

Le jour J, ne négligez pas votre communication digitale ! Avant toute chose, assurez-vous que le lieu où se déroulera l’événement possède une bonne connexion WiFi pour pouvoir la partager gratuitement avec les participants. Les bornes de recharge rapide doivent être facilement accessibles.

Pour les invités ne pouvant se déplacer, n’hésitez pas à diffuser votre événement en live sur les réseaux Twitch, YouTube ou Facebook. Ils se sentiront ainsi intégrés à l’événement, ou pourront le voir en replay. Sachez toutefois que ce dispositif se prépare en amont et implique de prévoir la présence d’un présentateur ou commentateur, ainsi qu’une installation de streaming. Autre avantage de cette technologie : les vidéos enregistrées au cours de l’événement vont fourniront un support marketing précieux dont vous pourrez vous servir pour vos futures communications.En plus du live, pensez à prévoir la présence d’un community manager qui relaiera l’événement en direct à travers des posts et stories sur les réseaux sociaux comme Twitter et Instagram. En créant un hashtag pour votre événement, vous pourrez suivre les posts de vos invités, et ainsi analyser les retombées en temps réel, et après l’événement. La communication réalisée sur place n’est pas à négliger, car elle permet de créer de l’engagement à long terme et de préparer vos prochaines éditions.

Le digital offre de multiples ressources pour assurer une bonne organisation et une communication efficace de vos événements en plein air, comme en présentiel d’ailleurs ! Si vous planifiez un événement professionnel, n’hésitez pas à demander conseil aux experts d’InvitYou ou à tester gratuitement notre plateforme !