Organiser un événement : 5 conseils pour maîtriser ses invités

Lorsqu’on organise un événement, bien évaluer le nombre de participants et les gérer attentivement avant, pendant et après le jour J sont des facteurs essentiels de réussite. Nous vous donnons cinq conseils pour maîtriser ces éléments et combler vos invités !

Mauvaise gestion des invités : quelles conséquences ?

Parmi les impacts liés à une gestion inadéquate des invités, la mauvaise estimation du nombre de participants figure en haut de la liste. Si vous surestimez ce nombre, vous vous exposez à une perte financière puisque tout aura été vu à la hausse : salle trop grande, trop de goodies, trop de nourriture commandée. De plus, une grande salle avec peu de monde ne favorise pas une ambiance chaleureuse et peut renvoyer une image négative de l’événement.

À l’opposé, sous-estimer le nombre de convives peut également mener à du mécontentement : les invités risquent d’être serrés les uns contre les autres, de subir un long temps d’attente à l’entrée ou pendant le service, de n’avoir pas suffisamment à manger ou de repartir de l’événement sans goodies si vous en aviez prévu. Il est donc essentiel d’évaluer avec précision le nombre de participants réels.

N’oubliez pas que des invités ayant vécu une mauvaise expérience peuvent faire part de leur déception et ternir l’image de marque de l’entreprise, avec plus ou moins d’impact. Et cela s’applique aussi en cas de communication défaillante : manque d’informations, erreurs dans les informations données, invités non notés sur la liste, etc. 
De tels soucis entraînent également plus de no show : sans rappel (mail ou SMS), beaucoup d’invités oublient qu’ils se sont inscrits, et noyés sous trop de mails peuvent être agacés et décider finalement de ne pas venir. Il faut donc trouver le bon équilibre.

5 astuces pour gérer ses invités d’une main de maître

#1 En amont de votre événement, veillez à bien déterminer votre cible afin de maximiser le nombre de réponses positives. Assurez-vous également de bien estimer le nombre de participants. Basez-vous, par exemple, sur le taux de participation à vos événements précédents.

2# Soignez également votre campagne d’emailing : présentez un programme alléchant, mais sans tout dévoiler. Prévoyez aussi de faire du teasing sur vos réseaux sociaux et d’envoyer un reminder qui mettra l’eau à la bouche de vos invités pour que ces derniers fassent de votre événement une priorité ! 

3# Dans vos invitations et vos rappels, pensez à mentionner toutes les informations essentielles avec précision : date, lieu, thème, prix et prestations. Vos participants sauront à quoi s’attendre, ils pourront s’organiser en conséquence et retrouver facilement ces détails en un coup d’œil.

4# Le jour J, organisez l’accueil de vos participants aux petits oignons : liste mise à jour, enregistrement simple et sans file d’attente, hôtes chaleureux et disponibles avec éventuellement, une remise de documents ou de goodies durables et utiles.

5# Enfin, facilitez-vous la vie en utilisant un outil de gestion événementielle, tel que notre plateforme InvitYou. Elle vous permet notamment d’automatiser vos campagnes d’emailing, d’utiliser une application pour gérer le check-in des participants, ou encore d’analyser les taux de réponses et de participation, afin d’optimiser votre organisation.

Simplifiez l’organisation de vos événements et comblez vos invités grâce à InvitYou ! Nos équipes sont sur le pont pour répondre à vos questions, et vous accompagner dans tous vos projets événementiels !