Comment organiser des événements de qualité tout en en faisant moins : moins de fioritures, mais des émotions riches pour les participants. C’est l’un des challenges auxquels font face les acteurs du monde événementiel depuis quelques années. La sensibilisation à l’impact environnemental des événements ainsi que les nouvelles habitudes amenées par la pandémie de Covid-19 font bouger les tendances dans le secteur. On vous explique comment en faire moins pour faire mieux !
La pandémie de Covid-19 et les restrictions sanitaires engendrées, ont forcé le monde de l’événementiel à revoir à la baisse le nombre d’événements organisés, tout en les rendant plus percutants et plus marquants pour les participants.
3 ans après ce bouleversement, la tendance est toujours d’actualité : on observe auprès des participants le désir de prendre part à moins d’événements, mais davantage porteurs de sens. Beaucoup d’entre eux veulent en effet limiter leurs trajets, par confort ou souci écologique, et s’attendent à vivre une expérience hors du commun lorsqu’ils se déplacent.
Produire moins d’événements pour miser sur des manifestations de qualité peut être une solution à envisager. Mais le less is more peut s’appliquer à l’organisation même d’un événement. Cela commence par une communication étudiée : ne pas trop en dire en amont, pour créer un effet de surprise et susciter l’émotion chez les participants. Le jour J, mettez-en plein les yeux : surprenez-les avec une ambiance immersive ou des animations futuristes type hologrammes !
Il n’est pas non plus nécessaire de prévoir un grand nombre d’activités, pensez plutôt à répondre aux envies des participants. Pour mieux les cibler, la plateforme InvitYou peut vous aider à collecter et analyser leurs attentes grâce à son sondage en ligne. A noter que les activités faisant appel à l’esprit de groupe sont souvent plébiscitées !
Prêtez également attention aux petits détails : la décoration, les lumières, la musique. Inutile d’en faire trop, misez plutôt sur l’harmonie des éléments pour créer une ambiance cohérente, qui mettra vos invités en immersion totale.
Pensez simplicité. Moins d’événements, moins d’activités, mais aussi moins de petits goodies en plastique remis aux participants (et que personne n’utilise). Privilégiez les cadeaux de qualité, pratiques, sans emballage et produits de manière responsable.
Diminuer l’empreinte carbone de votre événement peut également passer par le choix d’une décoration réutilisable, de nourriture éco responsable, un lieu proche des locaux de l’entreprise ou une communication 100 % numérique.
Et pourquoi ne pas revoir à la baisse le nombre de participants ? Cela permettrait à vos invités de profiter des avantages du petit comité, propice à créer des liens durables et à enrichir son réseau.
Quel que soit le format de votre événement, InvitYou en facilitera l’organisation ! Nous vous accompagnons depuis la création d’un site web d’inscription jusqu’à la gestion de la billetterie, en passant par la création des campagnes d’emailing, des e-badges et la gestion du check-in sur site.
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