InvitYou — 3 fonctionnalités à connaître pour une bonne gestion de vos événements 

Organiser un événement n’est pas chose simple. Du choix du format à l’accueil des invités, plusieurs paramètres sont à prendre en compte pour garantir son caractère unique et son bon déroulement. Cela passe par une bonne campagne d’e-mailing, une bonne gestion des arrivées le jour J, le tout, encadré d’une logistique irréprochable. Notre plateforme digitale InvitYou vous aide à optimiser toutes ces tâches et ainsi augmenter vos chances de réussite dans la sérénité.

1. Envoi des campagnes e-mailings

L’e-mailing : À l’heure où les informations circulent à grande vitesse, entretenir un lien clair et personnalisé avec votre réseau vous permettra de rester proche de lui.

Vous organisez une manifestation ? Notre module d’e-mailing vous permet d’envoyer des invitations personnalisées en intégrant votre propre charte graphique. Une façon simple et efficace de faire connaître votre événement tout en automatisant votre gestion.

L’interface vous permet de programmer 5 types de campagnes :

• L’envoi d’un Save the date pour annoncer la date de l’événement
• Le lancement de l’invitation officielle qui permettra à l’invité de s’inscrire
• La relance pour ceux qui n’ont pas encore répondu à l’invitation
• Le rappel pour ceux qui participent à l’événement 
• L’envoi de remerciements après les festivités   

Ces campagnes ont 3 types de statuts — brouillon, envoyé et programmé permettant un suivi précis en amont de la manifestation.

Comment utiliser ce module post-événement ? 

Communiquer après un événement est indispensable pour conclure l’expérience positivement et mesurer la satisfaction des participants. Utilisez cette fonctionnalité pour envoyer des messages de remerciement, proposer d’accéder aux photos prises sur place et éventuellement demander le retour des participants.

Véritable outil de fidélisation, les campagnes d’e-mailing post-événement vous permettent de garder le lien avec vos convives et d’augmenter vos chances de les retrouver lors d’une manifestation future.

2. Découvrez notre application “InvitYou Check-in”

L’organisation d’un événement passe naturellement par l’accueil de vos invités qu’il convient de soigner. Notre application d’émargement vous aide à gérer les arrivées de façon fluide et personnalisée. Bien accueillir votre invité, c’est le mettre à l’aise et le  plonger directement dans l’événement.

InvitYou Check-in, c’est l’outil indispensable qui permettra à vos hôtesses de gérer l’accueil sans accroc.

Le fonctionnement de l’application

L’outil assure le suivi des participants de manière rapide et efficace tout en vous offrant des statistiques en temps réel sur vos appareils synchronisés – wifi ou hors-ligne : de quoi garder l’esprit tranquille !

Pour chaque session d’émargement créée, nous vous attribuons un identifiant unique accompagné d’un mot de passe. Dans votre espace personnel, les fiches (modifiables) des participants ayant confirmé leur venue vous permettront de mettre à jour votre listing d’invités et d’enrichir vos bases de données.

Une fois votre listing prêt, votre check-in peut se faire de deux façons :

• Manuellement : lors de l’arrivée d’un invité, recherchez son nom puis cochez-le afin qu’il soit marqué comme présent à l’événement.Cette option est plutôt utilisée sur les petits événements qui rassemblent des invités plutôt VIP.
• En scannant son QR code : plus rapide, cette option permet à vos hôtesses de scanner un QR code attribué à l’invité et qu’il pourra présenter sous différentes formes : papier, e-badge, smartphone ou tablette.

InvitYou Check-in est une véritable force dans la gestion événementielle : en limitant le temps d’enregistrement et en personnalisant l’accueil grâce aux notifications, votre événement commence très bien 🙂

3. Intégration de vos visioconférences directement sur votre plateforme

Il existe de nombreuses manières d’accroître le nombre de participants à vos événements. Les versions hybrides et full digital sont devenues à la mode et permettent de rassembler un maximum d’invités en un temps record. 

Mais ces formats nécessitent également une gestion rigoureuse des invités pour assurer leur bon déroulement. Ainsi, InvitYou vous permet d’intégrer votre lien visio ou streaming pour diffuser vos lives directement sur la page de l’événement et pouvoir les revoir en replay par la suite.

Opter pour InvitYou dans l’organisation de vos événements, c’est centraliser tous vos formats d’événements sur un seul et même tableau de bord pour pouvoir garder le contrôle sur l’ensemble de votre logistique !