Organiser un événement peut paraître simple, et pourtant la réussite d’une manifestation professionnelle implique de suivre des étapes bien précises.
Il est fondamental d’accueillir vos invités dans des conditions optimales afin que votre event commence bien. Grâce à l’application d’émargement YouCheck, gérez votre flux d’arrivées en toute sérénité.
L’émargement doit être une étape rapide et efficace pour vos invités, mais reste un moment important pour l’organisateur. En effet, un participant bien reçu est plus enthousiaste à l’idée de prendre part à votre évent, et est impatient de découvrir la suite !
C’est pourquoi, nous avons mis au point une solution digitale intuitive permettant de remplacer les feuilles papier (avec cases à cocher !) par une application très simple à installer et à manipuler par vos hôtesses. YouCheck est téléchargeable sur tablettes et smartphones (version Android et Appstore).
Pour commencer, lorsque vous êtes sur l’application vous avez la possibilité de créer plusieurs sessions d’émargement selon le programme de la journée ou selon les ateliers/conférences que vous proposez lors de votre évent. Vous organisez différentes conférences au cours d’un même événement ? Optez pour notre formule multi check-in et maîtrisez les flux de participants sur chaque thématique.
Par session d’émargement vous sont attribués : un identifiant unique, un login (email) et un mot de passe. Lorsque vous êtes connecté à la plateforme, le listing de vos « personnes confirmées » s’affiche. Chaque invité bénéficie d’une fiche personnelle que vous pouvez modifier afin d’ajouter certains détails le concernant.
Puis 2 solutions s’offrent à vous :
1. Check-in manuel : recherchez rapidement via le moteur le nom d’un participant puis cochez-le afin que la flèche passe au vert et qu’il soit répertorié comme présent à l’événement.
2. Check-in via scan : pour les événements de grande ampleur (plus de 100 participants) nous recommandons de scanner directement le QR Code que l’invité devra présenter sur un e-badge, un smartphone ou encore sur papier imprimé. Simple, rapide et efficace !
Un onglet est également à votre disposition pour vous permettre d’ajouter de nouvelles personnes à votre liste directement sur place.
Autre fonctionnalité utile, lorsqu’une personne a un statut particulier (VIP, presse, staff…) ou un placement spécifique dans la salle (couleur, N° de siège…) n’hésitez pas à le noter dans le listing Excel importé sur InvitYou.
Pour chaque invité, vos hôtesses recevront un message personnalisé reprenant les informations importantes que vous souhaitez voir apparaître ! La prise en charge de l’invité pourra ainsi se faire plus rapidement et de façon plus personnalisée.
Aujourd’hui, grâce à YouCheck le travail de votre staff est simplifié, l’ensemble des informations est directement synchronisé en temps réel sur votre base de données.
Grâce à l’outil « statistiques« , disponible et synchronisé sur toutes vos tablettes connectées, vous disposez d’une vision globale et instantanée de l’évolution des invités. L’onglet présente de manière claire et précise les flux et heures d’arrivées des participants mais aussi des accompagnants.
Lorsque votre Wifi n’est pas stable ou que la connexion est moins bonne que prévu, vous pouvez activer le mode « hors ligne« . Cette fonction permet de continuer votre session d’émargement tout en sauvegardant les données de vos invités. Lorsque vos tablettes se reconnecteront au Wifi , toutes les données seront à nouveau synchronisées automatiquement et mises à jour.
En quelques mots, YouCheck vous permet de gagner du temps, de personnaliser l’accueil et de fluidifier l’accès lors de vos sessions d’émargement. Mais ce n’est pas tout, l’outil permet également de véhiculer une image plus moderne et high-tech de votre entreprise. Vos invités se sentiront accueillis dans un environnement innovant et auront envie d’y revenir 😉
Vous souhaitez gérer vos émargements en toute sérénité ? Contactez nos experts pour installer YouCheck en quelques clics !
A lire également sur le blog InvitYou :
Alors que les événements corporate se multiplient, la personnalisation est devenue une stratégie essentielle pour se démarquer. Créer une expérience unique et...
Lire la suite
Organiser un événement corporate est une tâche complexe qui nécessite une planification rigoureuse et une gestion efficace des imprévus. Qu’il s’agisse de...
Lire la suite